Dipendente IA
Gli scrivi come scriveresti a un'assistente. Legge la posta di tutte le caselle aziendali, ti segnala solo ciò che conta, archivia le fatture che arrivano, riconosce i tentativi di truffa e risponde ai clienti quando glielo permetti. Lavora ventiquattr'ore al giorno e impara da come lo correggi.
Cosa sa fare
Prima di venderlo lo usiamo. Ogni capacità qui sotto è in funzione nella nostra azienda — con i nostri clienti veri, la nostra contabilità e la nostra posta.
Su WhatsApp, nella lingua di chi scrive, usando ciò che sa della tua azienda. Puoi tenerlo in supervisione — prepara, tu approvi — oppure lasciarlo rispondere da solo.
Tutte le caselle aziendali insieme. Ti interrompe per ciò che merita, mette il resto nel riepilogo del mattino, e la pubblicità non la vedi proprio.
Sette controlli su ogni messaggio: mittenti camuffati, marchi contraffatti, collegamenti che nascondono la destinazione. Le mail sospette non ti disturbano e non ti mostrano mai il link.
Fotografi una fattura o gliela lasci arrivare per posta: la legge, controlla che sia intestata a te, ti chiede conferma e la registra nel gestionale con IVA separata.
Fotografi un biglietto da visita e la scheda si compila da sola, agganciata all'azienda giusta anche quando il nome è scritto in modo diverso.
Gli dai l'estratto conto della banca e ti dice quali addebiti non hanno un giustificativo — e quali sono prelievi tuoi che un giustificativo non lo devono avere.
Fissa appuntamenti sul calendario, manda i promemoria ai clienti, e ogni mattina alle otto ti scrive cosa hai in programma e quanto hai speso il giorno prima.
Quando correggi una sua risposta, quella correzione diventa una regola. Dopo qualche settimana lavora come lavori tu, non come lavora un programma.
Quello che non fa. Non apre i collegamenti dentro le email, non paga e non ordina niente, non firma documenti al posto tuo. E quando non sa fare una cosa te lo dice, invece di lasciartelo credere: è la differenza fra un collaboratore di cui ti fidi e uno che devi ricontrollare.
Prima di cominciare
Preferiamo dirlo prima. Alcuni passaggi dipendono da te, uno dipende da Meta e non lo controlla nessuno: metterlo per ultimo significherebbe farti aspettare alla fine senza spiegarti perché.
Non quello che usi già su WhatsApp: un numero solo per l'assistente. Puoi procurartelo tu e resta tuo, oppure lo procuriamo noi e attiviamo tutto più in fretta.
WhatsApp Business richiede che l'azienda sia verificata. È il passaggio che richiede più tempo — da pochi giorni a un paio di settimane — e non dipende da noi. Per questo si avvia il primo giorno, mentre tutto il resto procede in parallelo.
Sito, listini, brochure, documenti. Non ti chiediamo di scrivere cosa deve sapere l'assistente: lo ricaviamo noi da questi materiali e poi te lo facciamo correggere. Correggere è facile, scrivere da zero no.
Quali caselle deve seguire e con quali permessi. Le password le inserisci tu, in un passaggio protetto: non ce le mandi per email e noi non le vediamo mai.
Calendario Google, Dropbox o Drive, e il gestionale dove finiscono fatture e contatti. Attivi solo quelli che ti servono: ogni servizio collegato è una capacità in più, non un obbligo.
Cosa può fare da sola e cosa deve farti approvare, chi può darle ordini, cosa merita di interromperti e cosa può aspettare. Le decidiamo insieme, a voce: è la parte che determina se ti semplifica la giornata o te la riempie di notifiche.
All'inizio propone e tu correggi. Ogni correzione diventa una regola sua. È il periodo in cui smette di essere un programma e comincia a lavorare come lavori tu.
Dal primo colloquio all'attivazione passano tre o quattro settimane, di cui la maggior parte è attesa di Meta e periodo di addestramento. Il lavoro che ti chiediamo, sommato, è circa mezza giornata.
Ti mostriamo il nostro: la stessa assistente che legge la nostra posta, archivia le nostre fatture e parla con i nostri clienti. Poi valutiamo insieme se ha senso per la tua azienda.